När EP begärde att få se alla handlingar i frågan om Ulrika Ornbrants omställningsstöd fick tidningen ut ansökan, beslut och åtta av tolv mejl i en konversation mellan Ornbrant och HR-chefen. Fyra mejl lämnades inte ut med motiveringen att de inte var allmänna handlingar utan minnesanteckningar.
EP överklagade till kammarrätten men bad först kommunen att ompröva beslutet eftersom tidningen anser att Ulrika Ornbrant mejlat HR-chefen i egenskap av privatperson och mejlen då borde vara inkomna (se faktaruta) och därför allmänna handlingar.
Kommunen omprövade saken och kom fram till samma slutsats som EP.
– Det var där vi gjorde felbedömningen. I normala fall räknas politiker i kommunstyrelsen tillhöra myndigheten men i detta fall agerade Ulrika Ornbrant som privatperson. Vi tänkte inte på det förrän vi fick EP:s överklagan, säger kansli- och utredningschefen Åsa Olsson.
Hon betonar att det är en komplicerad procedur att bedöma vad som är allmänna handlingar och som kan lämnas ut till allmänheten.
– Ibland blir det fel och då rättar vi förstås, säger Åsa Olsson.
Hon förklarar varför man först ansåg att de åtta mejlen, men inte de fyra, kunde lämnas ut:
– Av de åtta hade några redan expedierats (skickats ut från myndigheten) och några tillhörde ärendet som det fattats beslut i, då är de allmänna handlingar. De fyra ansåg vi inte vara det eftersom vi menade att de varken var expedierade, inkomna eller upprättade på annat sätt. Vi konstaterade att de var minnesanteckningar och därmed inte allmänna.
I avslagsbeslutet till EP skrev ni inget om att Ulrika Ornbrant räknades tillhöra myndigheten och att ert beslut togs utifrån den bedömningen. Varför?
– Där hade vi kunnat vara tydligare, det finns absolut en bedömning som inte kommer fram i beslutet. Det tar vi till oss för framtiden, säger Åsa Olsson.
Innehållet i de fyra mejlen är ju ungefär detsamma som framkommer i de övriga. Det hade inte varit förbjudet för er att lämna ut dem när ni ändå lämnat ut de andra?
– Som jurister vill vi ha objektiva regler och hålla oss till en juridisk bedömning. Det är också för att vi ska behandla alla lika.
Även om det, som i detta fall, handlar om ett mejl med en mötesinbjudan?
– Ja, den bedömdes vara en minnesanteckning. Och utifrån resonemanget att alla ärenden ska behandlas utifrån lagen så blir det så, säger Åsa Olsson.